まずは会場を予約するまでを急ぎましょう。
3ヶ月前を過ぎると予約で埋まっている会場が増えてくるので、条件の良い会場を予約する為には4ヶ月前には動き出したいところです。
会場を予約する為には、ゲストの大まかな人数と大体の予算、どんな結婚式二次会にしたいかといったコンセプトを決めておく必要があります。
招待するゲストのリストアップ
まずは誰を招待するか決めていきます。
友人だけにするか、職場の人や家族も招待するか検討してリストアップすると、大まかにゲストの人数が見えてきます。
ゲストの人数により、選ぶ会場の広さが変わってくるので、後から大きな変動が無いようにしっかりとリストアップしましょう。
結婚式二次会には誰を呼べば良いの？
基本的にはやはりご友人が中心となります。せっかくの機会なので、普段付き合いのあるご友人だけでなく、久しぶりに会う昔からのご友人など幅広く招待すると良いと思います。
何人くらい呼ぶのが普通なんだろ？
50～60名の結婚式二次会が多いですが、20～30名の結婚式二次会もあれば、200名以上の結婚式二次会もあります。何名が良いというのはありませんので、呼びたい人を呼べば良いと思います。
招待するゲストの人数はそのまま当日の最大出席者の数となります。
全員が出席となる場合に備えて、結婚式二次会の会場は招待する人数が入れる広さの会場を選びましょう。
また、実際は欠席者も出るので、8～9割が出席予定人数と予想されます。会場の最低保証人数は招待する人数の8割以下の所を選ぶのが無難です。
結婚式二次会のコンセプトを決定
一言で結婚式二次会と言ってもその目的や内容も様々です。
ゲストとの会話を楽しみたいのか、イベント盛りだくさんにしたいのか、ゆったりとした雰囲気にしたいのか、ワイワイ盛り上がるパーティーにしたいのか。
新郎新婦がどういうコンセプトの結婚式二次会にしたいのかが曖昧だと、会場や進行内容を決めるのが上手くいかなくなってきます。
最初にしっかりコンセプトを決めておきましょう。
コンセプトと言ってもどうやって決めれば良いのかわからないんだけど。どうしたら良いかな？
まずは結婚式二次会で何がしたいか？から考えていくと良いと思います。例えば、バンド演奏したい！とか、久しぶりに会う友人とゆっくり話したい！とか。その目的から考えていくとコンセプトを決めやすいと思います。
おとなしい性格のゲストが多いのに無理やり盛り上げようとしても楽しんでもらえません。
招待するゲストのキャラクターも考えてコンセプトを決めるのも大事です。
予算＆会費の検討
一人辺りの飲食費をいくらにするかも会場選びに大きく関わる要素です。
その為、結婚式二次会の会費をいくらにするか、新郎新婦の負担額をいくらにするかなど大まかな予算を立てておきます。
結婚式二次会の会費はいくらくらい？
会費の平均額は地域によって結構な差があると言われています。例えば東京だと男性8,000円、女性7,000円が目安になります。
新郎新婦の負担額はどのくらいなの？
友人に幹事をお願いした場合の新郎新婦の負担額は3万円～10万円、平均的には5万円前後と言われています。顔合せ会やお疲れ様会の飲食費、幹事や司会者へのお礼金など、景品や備品の費用の他にもいろいろとかかるものなんですね。
結婚式二次会の幹事は準備も当日も仕事がいっぱいで大変です。
幹事を頼んだ友人からは会費を取らない事を前提に予算を組みましょう。
会場探し
ゲストの人数、コンセプト、予算が大まかに決まったら、いよいよ会場探しです。
まずはぐるなびウェディングなどWeb上で検索しましょう。
場所や広さ、予算といった条件から候補を絞り込み、気になる会場には実際に足を運んで下見をしましょう。
下見に行ったら何をチェックすれば良い？
まずは料金をしっかりチェックします。Webに記載されている料金は違う事も多いです。そして、会場の雰囲気や音響・映像といった機材も確認しましょう。また、意外と重要なのが店員さんの対応です。誠実で無かったり、頼り無さそうな場合は、当日、幹事の負担が大きくなるので要注意です。
結婚式二次会の会場下見は少なくとも2～3つの会場に行くようにしましょう。
料金や雰囲気、店員さんの対応など、しっかり比較して決めれば、後で後悔する事もありません。
会場決定
会場の候補を絞り込み、下見も行ったら、後は決断するのみです。
ここだと決めた会場に本予約の連絡をしましょう。
予約の連絡はどうすれば良いの？
基本的にはまず電話をすれば大丈夫です。契約書の記入や内金の支払いなどある際は、後日、会場に行きましょう。
本予約時に日付と開宴時刻は間違いのないよう必ず確認しましょう。
予約後に何かを割引いてくれたりサービスしてくれる事はほとんどありません。
料金などの交渉が必要な場合は、本予約前にしましょう。
結婚式二次会幹事の決定
会場が決まったら次は幹事です。幹事を急に頼まれるとやはり困るものなので、早めにお願いしましょう。
とは言え、誰に幹事をお願いするかは新郎新婦の悩みどころ。
新郎か新婦、どちらかに偏る事の無いように共通の友人に頼むか、新郎側と新婦側それぞれから幹事を立てるのがおすすめです。
誰にお願いすれば良いの？
まず第一に連絡を取りやすい人。幹事とは頻繁に連絡を取ったり打合せをします。会社の同僚や近くに住んでる友人など、連絡を取りやすい人だと準備が進めやすいです。
あと、相手の仕事の状況も重要です。すごく仕事が忙しかったり、平日休みの人に幹事をお願いすると、本人が何も言わなくても大きな負担を背負わせてしまいます。その点も配慮しましょう。
幹事は何人必要？
おすすめは4名です。新郎側と新婦側で2名ずつがバランス良いと思います。当日はもう少し人数が多いので、4名を主幹事として準備から手伝ってもらい、あと数名、当日手伝ってくれる人を決めておくと良いでしょう。
幹事をお願いして「後はよろしく！」は絶対にNG！結婚式二次会を一緒に作ってくれているという感謝の気持ちを忘れずに、協力しながら準備を進めていきましょう。
幹事が決まったら新郎新婦と幹事で集まって顔合せ会をしましょう。
「これから結婚式二次会当日までよろしく！」
という挨拶はもちろんのこと、結婚式二次会の基本的な情報（人数、予算、会場など）や新郎新婦からの要望も伝えておきます。
特に新郎側と新婦側から幹事を立てた場合、顔合せ会は重要です。
負担をかけ過ぎずに幹事をお願いできそうな人が思い当たらない場合は、結婚式二次会幹事代行サービスを利用するのもオススメです。