結婚式二次会当日、運営は幹事に任せて、新郎新婦はゲストへの結婚の報告に専念して下さい。
幹事はそれまで準備してきた事を信じて、自分たちも楽しみながら結婚式二次会を運営して下さい。
当日、スムーズに運営する為にも、各自の役割を明確にしておきましょう。
全体管理＆タイムキーパー
当日の影の主役となるのが結婚式二次会の進行時間を管理しながら全体を管理する人です。
受付担当や音響担当、司会者に指示を出しながら、予め作成しておいた進行表に合わせて全体を管理していきます。
全体管理とタイムキーパーは何人でやれば良いの？
司令塔としての役割になるので、１人で行う方が効率は良いと思います。幹事の人数が多い場合はアシスタント役を付けるのも良いでしょう。
当日、新郎新婦の到着が遅れたり、イベントが長引いたりして時間が押していたら、予定していたイベントを思い切って省略する決断をするなど、ときには大胆な決断も必要となります。
状況に応じて適切な判断をしましょう。
受付業務
受付業務は、来場したゲストから会費を受取り、ビンゴカードやクラッカーなどの配布物を渡します。
また、クロークが必要な際は、クローク業務も行います。
受付担当は何人必要？
2名～4名です。ゲストの人数によって調整して下さい。
受付業務では、お釣りを間違えたり、ゲストの名前チェックをミスしたりしないように、待っている人の列が出来ても焦らずマイペースを心がけましょう。
クローク業務は、預かった荷物を番号札順に並べるなど整理整頓しておくと帰りの際の荷物の返却がスムーズに進みます。
司会
当日の役割として重要なポジションが司会です。
司会者の言動一つで結婚式二次会の雰囲気がガラリと変わります。
幹事の役割の中で最も技術が求められる役割と言えるでしょう。
司会者は何人？
1人がおすすめです。複数いると余計に時間を使ってしまったり、掛け合いが上手くいかずにグダグダになってしまう事があります。
司会のコツって何かある？
まずは何より、緊張し過ぎずリラックスする事が大事です。リラックスすればセリフもスムーズに言え、大きな声も出てきます。周りも良く見えるようになり、気の利いた司会進行ができるでしょう。
結婚式二次会の司会は目立つことよりバランスを保つ事が大事です。
主役はあくまでも新郎新婦という事を忘れずに、常に会場内全体を見る意識を持ちましょう。
音響＆映像操作
結婚式二次会の進行に合わせて音響や映像を操作します。
司会者とのタイミングも重要になってくるので、事前に操作するタイミングを確認しておきましょう。
機材を操作する人は何人？
1人で充分です。その代わり、その1人には他の役割は与えずに機材の操作に専念させてあげましょう。
音響はボリュームの調整を常に意識しましょう。
結婚式二次会が始まると人の声などで、音響が聞こえにくくなるので、音量は気持ち大きめに保つくらいがおすすめです。
会計
会計は結婚式二次会会場への支払い係です。受付で集めたゲストの会費で会場への精算をしましょう。
出席人数のカウントには、ゲストの他に幹事と新郎新婦も含まれるので、忘れずにカウントして会場の方に伝えましょう。
会計は誰がすれば良いの？
受付担当の人がそのまま会計係をするとスムーズです。お金に触る人は極力少なくした方がトラブルは起きにくくなります。
結婚式二次会の会場へ確定人数を報告した際、最終見積もりをもらっておくと、精算時に混乱せずに済みます。
写真・動画担当
プロカメラマンが入らない場合は幹事で写真や動画撮影する担当を設けておくのがおすすめです。
結婚式二次会の写真は意外と残っていないという先輩カップルは多いので、しっかりと残しておいてあげると新郎新婦に喜んでもらえます。
カメラは誰のを使えば良い？
誰のカメラでも構いませんが、新郎新婦のカメラを予め借りて撮るのもおすすめです。後でデータを送ったりせず、そのままカメラを返せば済むのでお手軽な方法と言えます。
写真・動画担当は歓談中、新郎新婦の近くにいましょう。
自身のカメラで撮るだけでなく、ゲストのカメラでも撮ってあげると喜ばれますし、高砂周りでの写真撮影がスムーズに進んで一石二鳥です。
アシスタント
結婚式二次会にトラブルはつきものです。
何かあったときにすぐに動けるアシスト役がいると助かります。
受付が混んでいたら受付を手伝い、タイムキーパーの指示を各所に伝えるのに動き回ったり、特にトラブルが無くてもやる事は多いはずです。
アシスタントは何名必要？
1名いれば十分です。幹事の人数が少なければ無しでも構いません。
アシスタント役は他の幹事が困ってたり助けが必要かを見極めて自発的に動ける人が適任です。