友人に結婚式二次会の幹事をお願いする場合、新郎側と新婦側それぞれの友人から幹事を立てるのが一般的ですし、おすすめです。
新郎新婦それぞれが幹事を任せる友人を決めたら、まずは顔合わせをします。
新郎新婦と幹事全員で集まって、結婚式二次会に向けての準備をスタートします。
結婚式二次会の幹事顔合せの目的
結婚式二次会に向けて、まず最初に幹事顔合せを行う目的は主に2つです。
- 友人幹事同士を引合せる
- 結婚式二次会の最初の打合せをする
新郎新婦と幹事全員が集まれる機会は意外と多くありません。
新郎新婦は結婚式の準備で忙しいですし、幹事を任された友人も仕事やプライベートがある事を忘れてはいけません。
顔合せも大事な打合せの一つの機会。
目的をしっかりと理解して、時間を有効に使いましょう。
文字通りの顔合せで友人幹事同士を引合せる
顔合せのひとつ目の目的は新郎側と新婦側の幹事同士を引き合わせること。
初対面同士が多い場合がほとんどだと思います。
新郎新婦が率先して場を和ませながら、自己紹介もしくは他己紹介をしつつ、幹事同士の仲が深まるよう努めましょう。
また、幹事同士の連絡先交換も忘れずに。
最近だとLINEのグループを作るのがおすすめです。
新郎新婦もメンバーに入っておけば、進捗状況が掴みやすいですし、何か伝える際もすぐに情報共有できます。
顔合せで結婚式二次会の最初の打合せをする
顔合せのもう一つの目的は、結婚式二次会に向けた最初の打合せを行う事。
単に幹事に「結婚式二次会は全て任せた！」というような丸投げ行為は絶対にNGです。
新郎新婦自身がどんな結婚式二次会をしたいか希望を伝え、幹事としての任せる事など役割を明確にします。
【最初の打合せですべきこと】
- 結婚式二次会の情報を伝える
- 幹事の役割を明確にする
結婚式二次会の情報を伝える
まずは結婚式二次会の情報について幹事に伝えます。
【幹事顔合せで伝えるべき事】
- 結婚式二次会日時
- 結婚式二次会の予算
- 新郎新婦の要望
- 会場について
結婚式二次会の日時
意外にも忘れがちですがとても大切な事です。
結婚式二次会の日時をしっかり確認して伝えましょう。特に開宴時刻は伝え忘れがちなので注意して下さい。
結婚式二次会と同日に披露宴もある場合は、披露宴のお開きの時刻から何時間後に結婚式二次会が開宴するかも伝えておきます。
また、移動時間なども関係してくるので、披露宴会場の場所も伝えておきましょう。
結婚式二次会の予算
避けて通れないのが予算に関する事です。
ゲストの会費のみで賄えるようにしてもらうのか、不足分が出たら新郎新婦が補填するのか、予算の希望をしっかりと伝えておきましょう。
結婚式二次会で新郎新婦と友人幹事の間で一番多いトラブルは金銭関係です。
後々の友人関係にも関係してくる事なので、最初にしっかりと伝えておく事が大切です。
新郎新婦の結婚式二次会への要望を伝える
どんな雰囲気の結婚式二次会にしたいのか、どんなイベントやゲームを入れたいのか、結婚式二次会への要望をしっかりと伝えておきましょう。
何もないところから結婚式二次会を作り上げるのは大変です。
新郎新婦の要望が一つの指針になるので、顔合せの前に新郎新婦で話し合い、どんな結婚式二次会にしたいか考えておく事が幹事の負担も減らします。
結婚式二次会の会場について
結婚式二次会の会場が既に決まってる場合は、会場の名前や場所、担当者名など情報を伝えます。
まだ会場が決まっておらず、幹事に探してもらう場合は、場所や予算、雰囲気や広さなど会場についての要望を伝えます。
ただ、結婚式二次会の会場探しは大変ですし予算に直結してきます。
出来る限り会場探しは新郎新婦が行うようにするのがおすすめです。
結婚式二次会幹事の役割を明確にする
最初に結婚式二次会幹事の役割を明確にする事はとても大事です。
割り振る役割はたくさんありますが、きっちりと決めておきましょう。
リーダーを決める
まずは幹事のリーダーを決めます。
リーダーの主な役割は連絡係とまとめ役。安心して任せられる人にリーダーをお願いしましょう。
結婚式二次会幹事の経験のある人がいたら任せてしまうのもおすすめです。
準備段階での役割を決める
結婚式二次会に向けた準備をすぐに始められるように準備段階での役割も決めておきましょう。
準備段階での主な役割は3つです。
プランニング係
結婚式二次会の進行内容を決める係です。
全体のタイムテーブルやゲームやイベントの細かい内容も決めます。
会場との連絡係
結婚式二次会会場との連絡も重要になってきます。
人数を報告したり、機材を確認したり、進行内容やレイアウトの希望を伝えたり。
会場への窓口を一本化しておく事で、会場からの連絡も受けやすくなります。
備品・景品係
結婚式二次会の運営に必要な備品やゲームの景品などを買い揃える係です。
決められた予算内で必要なものを揃えていきましょう。
誰が何を買い揃えるのか、買出し時の役割を割り振るのもこの係の役割になります。
リーダーがすべての役割を担う場合もありますが、そうするとリーダーの負担が大きくなってしまいます。
各係の責任者を設けて、リーダーがそれぞれの状況を管理するようにした方が負担も分担されますし、何か困った事があった際も円滑に動きやすくなります。
結婚式二次会幹事の顔合せまとめ
いろいろと細かく書いて来ましたが、要は顔合せの後にすぐ結婚式二次会の準備を始められるように、幹事同士を繋げて最初の打合せを行いましょうという話になります。
何事も最初が肝心です。幹事は決めたものの、結婚式二次会の準備が進まないとギリギリになって大変な事になります。
顔合せをしっかりと行う事で、新郎新婦も幹事も、お互いに気持ちよく結婚式二次会当日を迎えることが出来るでしょう。