1ヶ月前になるといよいよ準備も大詰めです。
新郎新婦は披露宴の準備でより忙しくなっていきますので、なるべく幹事同士が協力して仕上げの準備を進めていきましょう。
会場との打合せ
会場の担当者に連絡をして打合せ日程を調整しましょう。
打合せでは主に以下の4点について担当の方とお話ししましょう。
- コースやオプションの決定
- 進行表の説明
- レイアウトの相談
- 機材の確認
会場との打合せって必要？
必要です。結婚式二次会当日は思っている以上に時間が足りませんし、思っている以上に混乱します。会場の雰囲気や機材に慣れておくだけでも変わってくるので、事前に足を運んで慣れておくと共に、会場の方にしっかりと協力を仰ぎましょう。
音響・映像の機材操作も幹事がする場合は、機材の操作方法なども打合せ時に聞いて覚えておくと、当日の準備がスムーズに行きます。
台本の作成
進行表に沿って結婚式二次会全体の台本を作成します。
台本と言っても単に司会者の台詞が書いてあるものではありません。
- 司会者の台詞
- 新郎新婦の動き
- 幹事の動き
- BGM
- 映像
- 必要な備品
上記のように各進行においての各人の動きや必要な備品、流す曲や映像を細かに書いておきます。
こんなに細かな台本って作らないと駄目？
結婚式二次会幹事に慣れているのであれば無くても大丈夫ですが、慣れていない場合は作っておくのと作らないのとでは大きく変わってきます。台本を作り込む事で、抜けている事が見えてきたり、思った以上に時間がかかる事がわかったり、事前に不具合に気づくことも出来ます。また、作り込んだ台本は当日の頼るべき指針となる為、台本があれば落ち着いて結婚式二次会を進行できます。
台本を作ると幹事の役割も明確化されます。
その場面では誰が何をするのかなど、その時々での細かな役割を書き込めるので人手が足りるのかどうかも事前に把握する事が出来ます。
結婚式二次会当日の役割分担
司会者や受付、機材操作など当日の役割分担を決めましょう。
準備を進めていた幹事だけでは足りない場合、当日に手伝ってくれる人員を確保します。
- 司会者（1名）
- タイムキーパー（１名）
- 受付（2～4名）
- 機材操作（1名）
主な役割には以上のものがあります。
兼任が可能なものもありますし、人数に余裕があれば、写真や動画などの撮影担当がいても良いと思います。
司会者は2名では駄目？
2名で司会進行するのも良いと思います。その場合、イベントごとにメイン進行をどちらがするか等、司会者の中でも分担を明確にしておくとスムーズに進行できると思います。
ギリギリの人数で運営するとトラブルがあった場合に対処できなくなってきます。何かあったときの場合に備えて、フリーで色んな人を手伝う役割を持った人を一人設けておくのもおすすめです。
ゲーム景品の買出し
ビンゴなどの予め決めたゲームの景品を購入しましょう。
景品はゲームの内容とゲスト人数によって必要な個数が決まってきます。
- 何個買うのか？
- 予算はいくらか？
を決めてから、何を買うのか決めて買出しにいきましょう。
どういう景品を買うと盛り上がる？
結婚式二次会の景品で大事な要素の一つが、パッと名前を聞いてわかる商品かどうか？という点です。商品内容に説明が必須なものは景品に向いてません。内容は面白くてもその場にいる人が瞬時に理解できない商品は選ばない方が良いでしょう。
最近は景品のネットショップも多くて便利です。
特に目録景品は大きなものや生鮮物も景品に出来るので活用できます。
ネットショップのセット景品と実際に個別に購入した景品を組合せてオリジナルセットを作るのがおすすめです。
備品の買出し
景品と共に買出しが必要なものが備品です。
景品と同じく、必要な物を予めピックアップして備品リストを作り、予算を決めて買出しにいきましょう。
備品ってどういうものがあるの？
進行内容にもよりますが、大抵の結婚式二次会で必要ものには、「受付名簿や蛍光ペンなどの受付用備品」「ビンゴカードなどのゲーム用の備品」「BGM用のCDや上映する映像のDVDなどのメディア」などが挙げられます。
ビンゴカードなどゲストに配るものは足りなくなるとどうしようもありません。
予定出席者人数より多めに用意しておきましょう。
結婚式二次会プチギフトの準備
新郎新婦がゲストを見送る際に配るプチギフトも用意しておきましょう。
プチギフトの予算はどのくらいかければ良い？
相場は200円～300円ほどと言われていますが500円程かける方もいますし、プチギフト自体を用意されない方もいます。
結婚式二次会の会場の多くは冷蔵庫に余分なスペースはありません。
チョコレートなど冷蔵が必要なものを用意する際は、事前に会場に冷やしておいてもらえるか確認をしてから選ぶようにしましょう。
ゲストの人数は変動します。
出席予定人数よりも多めに余裕を持った数を用意しておきましょう。
結婚式二次会の受付名簿作成
ゲストからの出欠の返事を表にまとめて、受付名簿を作成しましょう。
受付名簿ってどういうもの？
受付名簿は二次会当日、ゲストの出席を管理する為のものになります。ゲストの名前、ふりがな、性別などの項目が必要です。
受付名簿は見やすさも重要になってきます。
読みにくかったり扱いにくい受付名簿だと受付業務がスムーズに行えませんので注意しましょう。
結婚式二次会会場へ確定人数の連絡
結婚式二次会会場に確定人数の報告をします。
報告の締切日は会場によって変わってくるので、事前にいつまでに人数を報告すれば良いか会場の方に確認しておきましょう。
確定人数の締切日は大体いつくらいなの？
多いのが1週間前です。早い会場だと2週間前という事もありますし、逆に前日まででOKという会場もあります。
二次会当日、出席者が確定人数を下回った場合、確定人数分のコース料金を支払う場合がほとんどです。
急な欠席者に備えて、確定人数は出席人数より少な目に報告するようにしましょう。
お釣りの準備
忘れてはいけないのが受付のお釣り用のお金です。
景品や備品と共に忘れずに用意しておきましょう。
お釣りは会場に借りれないの？
借りれません。事前にしっかり用意して持って行きましょう。
お釣り用の現金をいくら用意したかを把握しておかないと、受付後の収支が合わなくなってしまいます。
たかがお釣りと侮らず、会計係がしっかりと管理しておきましょう。
