結婚式二次会の準備、お疲れ様です。
こちらのページは、
- 受付名簿を作るのに必要な情報は？
- 受付をスムーズに出来る名簿の作り方は？
という疑問を抱えている方の悩みを解決する記事になっています。
実際に、今回ご紹介する『受付名簿の作り方』通りに作った名簿で、1,000組以上の結婚式二次会の受付をスムーズに行ってきた実績があります。
記事の前半で『受付名簿に必要な情報』を解説し、記事の後半では『受付をスムーズにする名簿の作り方』を解説していきます。
この記事を読んで頂ければ、結婚式二次会用の受付の作り方をマスターして頂けると思います。
１．結婚式二次会の受付名簿に必要な3つの情報を集める
まず受付名簿に最低限載せる情報を出席者ごとに集めてリスト化します。必要な情報は以下の3点です。
- 氏名
- ふりがな
- 性別
氏名
氏名が無ければ名簿とは言えませんので当然必要です。同じ名字のゲストがいる事も多いので、必ずフルネームで記載しましょう。
ふりがな
ふりがなも忘れずに。
五十音順に並び替えるのに必要ですし、受付時に氏名の確認がしやすくなり受付でのミスが減ります。
性別
結婚式二次会では男性と女性の会費が違う場合がある為、性別も必須です。
この後に説明するように受付名簿は男女で分けておいた方が氏名を見つけやすくなる為、性別の記載はあった方が良いです。
２．男女で受付名簿を分ける
受付で時間がかかる作業は名簿からゲストの名前を見つけるときです。
ゲストに名前を言われてから名簿のどこにあるか見つけるまでの時間を、いかに短くできるかが受付を素早くこなすポイントです。
その為にも受付名簿は男女で分けておきましょう。
当たり前の事ではありますが、来たゲストが男性か女性かは簡単に見分けがつきます。
男性と女性で受付名簿を分けておけば、それぞれの名簿に載っている人数が少なくなる分、名前を見つけやすくなり、受付効率がかなりアップします。
また、男女で会費が違う場合、後で会費の集計をする際も男女で受付名簿を分けておけば圧倒的に便利です。
男女それぞれの名簿の出席者をシンプルに数えれば、それがそのまま男性出席人数、女性出席人数になります。もし男女混合で受付名簿を作ってしまうと、男女それぞれの人数をすごく数えにくいですし、数え間違いも起こりやすくなります。
３．男女それぞれの受付名簿を五十音順に並べる
男女で分けた受付名簿をそれぞれ五十音順で並べ替えます。
並べ替えは当然ふりがなの昇順で行いましょう。
これだけで結婚式二次会当日、受付でゲストの名前を見つけやすくなります。
４．受付名簿の印刷は2in1がおすすめ
結婚式二次会の受付スペースは披露宴の受付スペースと違ってとても狭いことが多いです。
印刷した受付名簿の枚数が多いと重ねずに並べ置く事ができず、受付テーブル上が乱雑になりがちです。
その為、受付名簿は2in1での印刷がおすすめです。
2in1でA4用紙の横向きに2ページ印刷すれば、用紙の数は半分に減らせ、紙を横向きにおける為、受付作業時もかさばらずに済みます。
受付スペースの整理整頓は円滑な受付作業の大事な要素。
2in1印刷、試してみて下さい。
まとめ
結婚式二次会の受付名簿の作り方、いかがでしたでしょうか？
場合によっては、最適な受付名簿に必要な情報や作り方は変わってきます。
ご紹介した方法を基本として、あなたの結婚式二次会に合う受付名簿を作って、当日に備えてくださいね。
