結婚式二次会って当日は司会と受付がいれば大丈夫！そう思ってる方は意外と多いんですよね。
その為か、
「幹事は新郎新婦がやって当日の司会と受付だけ友人に任せる」
という新郎新婦がよくいるという話を結婚式二次会の会場の方からよく伺います。
司会と受付はもちろん必要ですし重要です。でも、それだけでは結婚式二次会をしっかりと運営する事は出来ません。結婚式二次会の幹事はそれ以外にも重要な役割がたくさんあります。
結婚式二次会当日の幹事の役割を一つ一つ見ていってみましょう。
二次会幹事の役割：司会
一番わかりやすいのが司会ですね。
マイクを握って結婚式二次会を進めていきます。事前に司会用の台本を作成するのも司会者の重要な役目です。
二次会幹事の役割：タイムキーパー
忘れがちな役割ですが、実は一番重要で難しいのがこのタイムキーパーです。
タイムキーパーは字の通り、時間を管理する役割になります。事前に作成した結婚式二次会の進行表に沿って、進行をコントロールします。
一見、簡単そうに見えますが、結婚式二次会はほとんどの場合、予定通りには進みません。新郎新婦の到着が遅れたり、受付が開宴間近に混み合ってしまったり、ゲームが長引いてしまったり。進行が予定より遅れる要素がたくさんあります。
状況の変化に応じてその都度、時間を調整したり、場合によっては予定していた進行を削ったりしなければなりません。そういった全体をコントロールするリーダー的役割から、幹事の中でも責任者がタイムキーパーを行う事が多いです。
ちなみに、司会者にタイムキーパーの役割を任せる人もいますが、あまりおすすめできません。司会者はマイクで話している間、時間を見る事は出来ません。
特にゲームの進行中など大がかりな進行のときは、どのくらい時間が経過したのかもわからなかったりします。時間がわからないと、進行を早めた方が良いのか、ゆっくりやって大丈夫なのかの判断が出来ません。
その為、司会者以外の人にタイムキーパーを任せるのが適切です。
二次会幹事の役割：オペレーター
BGMなどの音響操作、DVDやパソコンなどの映像操作を行うのがオペレーターです。
進行毎に細かくBGMを変えたり、上映する映像が多かったりする場合、オペレーターは結構負担の大きい役割になります。慣れている人がいない場合は、オペレーターのみを行う専任者を一人付けるのが得策です。
特に、新郎新婦入場時など、注目を浴びるシーンで音響操作を行うのは、想像以上に緊張します。オペレーションのみに専任させることで、準備段階から捜査練習をしっかりしてもらい、余裕を与えてあげましょう。
二次会幹事の役割：運営
ゲストの誘導や新郎新婦への気遣い、司会者のフォロー、ゲームの備品出しなど、結婚式二次会が滞りなく行えるようにするのが運営の役割です。その時々で仕事内容が変わるので、広く気遣いの出来る人に向いている役割になります。
例えば、ビンゴゲームを行う場合で考えてみましょう。
- 数字を選ぶ為にクジを新郎新婦のところへ持っていく
- ビンゴになった人を前へ誘導する
- 当たった景品を手渡す
ビンゴゲームと言えど、やらねばならない事が細々とあります。そういったところを行うのが運営の役割です。運営については、司会者やタイムキーパーが役割を分担する事でこなす事もできます。
ただ、複雑なゲームを行う場合など、進行が大変そうな場合は選任者を一人付けるのがおすすめです。
二次会幹事の役割：受付
開宴前にゲストから会費を預かるのが受付の大きな役割です。
名前を聞いて、会費を受取り、ビンゴカードなど必要なものを渡す。場合によってはチェキを撮ったりする事もあると思います。
そういった受付時間中に行う役割がイメージしやすいですが、実は受付時間後にもすべき事があります。
【結婚式二次会開宴後の受付の役割】
・出席者数の確認
受付した名簿を確認して、出席者が何名か数えます。この人数により会場の飲食費が変わってくるので、正確な数字を出さなければなりません。
・お金の確認
金庫内の現金を数えます。出席者人数と預かった会費の金額が合っているか、お釣り間違いしてないかを確認します。
・プチギフトの用意
新郎新婦退場後、ゲストのお見送り時に渡すプチギフトがある場合はその準備をします。カゴに詰めたり、大きいものの場合は机の上に並べたり。結婚式二次会のお開き前にお見送りの準備を終わらせておきます。
・遅れてきたゲストの受付
開宴後に遅れてくるゲストの人も結構います。そういった方の為にも受付は継続しておきましょう。
基本的にはこういったところが挙げられます。開宴後もやる事は結構あるので、受付担当は結婚式二次会自体に参加する事は意外と難しくなります。
二次会幹事の役割：写真撮影
必須ではありませんが、プロのカメラマンがいない場合は、写真撮影担当を決めておくのがおすすめです。
結婚式二次会の写真がほとんど残っていないという方は結構多いです。「友達が撮った写真を後でもらえば良いや」と思うかもしれませんが、あまり集められないのが現状なようです。
幹事の中で写真撮影係を決めておき、入場から退場まで撮影しておけば、写真もしっかり残せます。
写真撮影係は、歓談時間中、新郎新婦の元に集まるゲストのカメラ係も行いましょう。ゲストにも喜んでもらえますし、いっしょに写真撮影係のカメラでも撮っておけば、新郎新婦にゲストとの写真も渡せます。
いなくても問題ありませんが、いるといないのとでは結構変わる写真撮影係。人員に余裕がある場合は、役割を設けておきましょう。
二次会幹事の役割：全体管理
結婚式二次会幹事のリーダーが行う全体管理。タイムキーパーと兼任する事が多い責任者の役割です。
全体の進行や各幹事スタッフの状況を確認しながら、結婚式二次会を進めていきます。人数報告や支払いなど、会場の人との繋ぎ役も行います。
タイムキーパーと同じく、常に全体の状況がわかる必要があるので、これも司会者が担ってはいけない役割になります。
映画制作に例えるなら、司会者は役者、責任者は監督、といったイメージです。
まとめ
いかがでしょうか？このように結婚式二次会の運営には司会と受付以外にも多くの役割があります。
司会と受付以外に少なくとも1名、責任者となる幹事が必要になってきます。ゲスト人数が多い場合や進行が複雑な場合は、更に1～2名はいないと大変です。
司会と受付のみで結婚式二次会を行う場合、最終的になんとかなったとしても、司会はすごく大変な想いをしますし、参加するゲストの人も声には出さない不満が溜まったりします。
せっかく多くの友人に集まってもらう結婚式二次会です。友人幹事には余裕を持って行えるよう役割を分担し、集まったゲストの人により満足してもらえるようにしましょう。
友人に幹事を頼もうと思っている新郎新婦さんは参考にしてみて下さい。