結婚式二次会で最重要項目の一つが会場選びです。
とは言え、どの会場を選べば良いのか、わからない新郎新婦も多いのではないでしょうか？
雰囲気だけで選んだのは大失敗だった…。
残念ながらそんな声をよく聞きます。
お金にもパーティーの内容にも直結してくるのが会場というもの。これからお伝えするチェックポイントをしっかり抑えて、より良い会場を選んで下さい。
結婚式二次会会場選びのポイント１ コース料金
まずはゲスト一人あたりのコース料金を確認しましょう。
コース料金そのものが高い場合、ゲストの会費が高くなるか、新郎新婦の負担金が増えるかのどちらかになります。想定するゲストの会費から2,500円を引いた額が適正なコース料金と言えます。
例えば会費を男性8,000円、女性7,000円とする場合、平均値は7,500円です。 そこから2,500円を引いた5,000円がコース料金の目安となります。
ゲスト会費から予算に会うコース料金の会場かどうかを判断しましょう。
結婚式二次会会場選びのポイント２ 貸切最低保証金
2つ目のポイントが貸切最低保証金です。
レストランなどを貸切予約した事ない方には耳慣れない言葉かと思います。
最低保証金はよく内金と混同されますが完全に別物です。
「会場を貸切った際に支払う金額が越えなければいけない金額」が貸切最低保証金です。言い換えれば、会場にとっての『売上げ保証金』と言えます。
例えば、コース料金が5,000円、貸切最低保証金30万円の会場があった場合で考えてみましょう。
支払い額が30万円になる為には、30万円÷5,000円=60なので、60名分の支払いでクリアとなります。もちろん、60名ぴったりでなく、70名分35万円、80名分40万円でも、クリアです。
もしコース料金が他より低い金額設定の会場があったとしても、貸切最低保証金が他より高い会場だった場合、結局支払う金額が増える場合もあります。 コース料金だけでなく貸切最低保証金もしっかりとチェックすべきポイントです。
結婚式二次会会場選びのポイント３ 当日人数増減時の計算
もう一つ料金のお話しです。結婚式二次会の予算に大きく関わってくるのがこの「当日人数増減時の計算」です。
会場によって異なりますが、大体の会場は1週間前に人数を確定します。しかし、結婚式二次会は多くの場合で当日の出席者が増減します。
「当日人数増減時の計算」は、確定人数の増減があった場合、総額がどのように計算されるのか？というものです。
実際、事前に確定した人数から当日の人数に変動があった場合、どのように計算するのかは、会場によって異なってきます。
確定人数より減った場合、
- 確定人数分のコース料金を取る会場
- お料理は確定人数分、ドリンクは当日人数分の会場
- 当日人数分のコース料金で良い会場
などのパターンがあります。
増えた場合も、
- 当日人数分のコース料金を取る会場
- 増えた人数分はドリンク代だけで良い会場
- 増えた5名分だけドリンク代で残りはコース料金分の会場
など、こちらも色々なパターンがあります。
増えた人数がドリンク代だけで良い場合、確定人数を少な目に報告する事で、結果的に一人辺りの飲食費が減る事になります。
当日人数増減時の計算がどうなるかは結婚式二次会全体の予算にも大きく関わってきますので、この点も事前に確認しておきましょう。
結婚式二次会会場選びのポイント４ 広さ
結婚式二次会をゲストに快適に楽しんでもらう為に、会場の広さは重要なポイントです。
会場の広さに対して人数が多すぎると、身動きも取れなければ飲食もしにくく、不快な気持ちにさせてしまいます。逆に、人数に対して広すぎると、なんだか寂しい雰囲気になってしまいます。
会場の広さは、実際に下見に行けばわかるわけですが、実際に何名くらいに適した広さなのかを把握するのは意外と難しいものです。
例えば単純に60名の結婚式二次会を予定しているとして、60名入れる広さはどのくらいかわかりますか？
十分な広さだと思っていても、実際に結婚式二次会当日に人が入って見ると思ったより狭く感じたりするものです。
適度な広さか判定するコツとしては、
- 想定される人数+10名で考える
- 10名一塊のイメージで広さを計る
- 荷物置き場や高砂のスペースも考慮する
といった事が挙げられます。
お店の方は当たり前の事ですが、なるべく大人数のパーティーの予約を取りたいものなので、広さに関しては曖昧な返答をされる場合も多々あります。
自身の目で見ながら、当日をイメージして、広さは大丈夫か判定してみましょう。
結婚式二次会会場選びのポイント５ レイアウト
会場がどういう構造になっているのか、レイアウトも大切なポイントです。
レイアウトで確認しておくべきポイントは、
- 新郎新婦＆ゲストの出入口
- スクリーンの位置
- 音響操作位置
- 荷物置き場の場所と広さ
- 隔離した喫煙所を作れるか
といったところが挙げられます。
高砂の位置やゲストテーブルの配置など、後から自由に変えられるところは気にしなくて大丈夫です。動かしようのないポイントをチェックしておき、ゲストや幹事が動きやすいレイアウトか確認しておきましょう。
結婚式二次会会場選びのポイント６ 機材
音響や映像機材が揃っているかも大切なポイントです。
意外と多いのが、CDプレイヤーが無い会場です。iPodなどのメモリプレイヤーが繋げれば問題ないのですが、それすら難しい会場もあります。厳密には、ケーブルを持ち込んで繋げば音楽を流せる場合もありますが、多少の知識が必要になってきます。
音響機材がどうなっているのか、しっかり確認しましょう。
映像機材も同様です。プロジェクターや大型のモニターのある会場がほとんどですが、全く映像が無い会場もあります。
また、映像機器があった場合も、DVDプレイヤーが無かったり、パソコンを繋げなかったり、状況は様々です。
映像を流す予定がある場合は、何を流したいのか？必要な機材は何なのか？をチェックしておきましょう。
結婚式二次会会場選びのポイント７ 会場スタッフ
最後の7つ目のチェックポイントは会場のスタッフです。
お店自体は雰囲気も良く、広さもＯＫ、機材も揃ってて、料金も問題なし。そんな場合でも、会場のスタッフがいまいちな対応だった場合は再検討の余地ありです。
会場のスタッフのチェックポイントとしては、
- 人柄
- 結婚式二次会に慣れているか
- 機材に詳しいか
といったところがあり、どれか一つでも欠けると、幹事の負担が増大します。
会場のスタッフについては、下見時にチェックできます。説明の内容そのものだけでなく、説明の仕方や対応にも目を配っておきましょう。
結婚式二次会会場選び方 まとめ
以上が結婚式二次会の会場を予約する前にチェックすべきポイントです。
全て問題なし！というのが理想ですが、100点満点というのはなかなかに難しいもの。
いくつかの会場を見て、チェックしたポイントから、よりベターな会場を予約するようにしましょう。